Les écrans
Tout ce qui attend un geste de votre part, au même endroit : décisions, relances, dépôts à relire, questions de la mémoire.
À traiter est votre file personnelle : ce qui vous est assigné, ou ce qui n'est assigné à personne. Chaque ligne se règle sur place, sans changer d'écran. Une ligne réglée disparaît, et le compteur en tête dit combien il en reste.
Ce que l'écran contient
| Ligne | Ce qu'elle vous demande |
|---|---|
| Décision à trancher | accepter ou refuser une décision proposée |
| À faire | une action qui vous revient |
| En attente d'un tiers | une relance, quand le tiers est en retard ou silencieux |
| Dépôt à relire | relire ce qui a été tiré d'un de vos fichiers |
| Question de la mémoire | lever un doute que la mémoire n'arrive pas à trancher seule |
| À trancher | choisir entre plusieurs options |
| Préparé par un agent | relire un message qu'un agent a rédigé, avant envoi |
| Réponse reçue | prendre connaissance d'une réponse |
Les lignes sont rangées par échéance : en retard, nouveau, cette semaine, ce mois-ci, plus ancien. Douze au plus sont visibles à la fois ; le reste est regroupé en une ligne Faire le tri, qui mène à l'écran Décisions.
Trancher une décision
- Sur la ligne, choisissez Accepter ou Refuser.
- Écrivez le pourquoi : il est obligatoire.
- Pour tester avant de décider, choisissez En faire un test, puis Lancer le test.
Régler ce qui reste à faire
- C'est fait clôt la ligne.
- Préparer la relance ou Préparer le message ouvre la conversation avec un brouillon. Rien ne part sans vous.
- Reporter d'une semaine décale l'échéance de sept jours.
- Écarter retire la ligne.
Pour une ligne en attente d'un tiers : Il a répondu la clôt, Toujours en attente la garde.
Relire un dépôt
Un fichier ou une image que vous avez déposé arrive ici une fois analysé.
- Ouvrez la ligne Dépôt à relire.
- Cochez ce qui est juste, décochez le reste.
- Cliquez sur Intégrer pour faire entrer les éléments cochés, ou sur Archiver le dépôt s'il n'apporte rien.
Répondre à une question de la mémoire
Chaque matin, Verbasil repère ce qu'il porte sans le comprendre : deux décisions qui se contredisent, deux contacts qui sont peut-être la même personne, un suivi sans responsable. Il en fait des questions, adressées à la personne qui peut y répondre.
- Cliquez sur Répondre et écrivez votre réponse. Elle est déposée en mémoire comme le reste.
- Si la question ne vous concerne pas, choisissez Ce n'est pas moi, puis Transmettre à la bonne personne.
- Pour une question qui propose des choix, cliquez directement sur la bonne option.
Écarter deux fois le même type de question le fait taire pour vous. Toutes les questions ouvertes de la mémoire, pas seulement les vôtres, restent lisibles sur l'écran Questions.
Remettre à plus tard
Plus tard sort une ligne de votre file jusqu'au lendemain matin. Ce report n'est que pour vous : il ne change rien pour l'équipe.
Une ligne réglée par erreur se rattrape avec Annuler, en tête de l'écran.
Ce qui se passe ensuite
| Geste | Effet |
|---|---|
| Accepter ou refuser | la décision change d'état dans Décisions, pour toute l'équipe |
| Intégrer un dépôt | les éléments cochés entrent en mémoire et deviennent lisibles par vos agents |
| Répondre à une question | la réponse est déposée et relue comme une source |
| Envoyer un message préparé par un agent | le message part réellement, depuis votre boîte |
À ne pas confondre
| À traiter | Décisions | |
|---|---|---|
| Pour qui | vous seul | toute l'équipe |
| Ce qu'on y voit | ce qui attend votre geste | toutes les décisions, dans tous leurs états |
| Quand l'ouvrir | chaque jour | pour retrouver ou relire une décision |